Journal Spektrum

Posted: March 17, 2008 in Books
Tags: , , , ,

Source: Journal Spektrum, Vol.6, No.2, Page 167-174, ISSN 1693-9573, PDPTS-Riau

GAMBARAN PROSEDUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

REKAM MEDIS UNIT GAWAT DARURAT RUMAH SAKIT DI INDONESIA

 

Oleh Mishbahuddin[1]

 

Abstrak

Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan hal yang baru dalam manajemen modern, begitu juga dalam hal manajemen rumah sakit. Salah satu SIM dalam rumah sakit khususnya di UGD yaitu adanya sistem rekam medis. Sama halnya dengan SIM secara umum bahwa rekam medis juga terdiri dari Input, Process, dan Output. Untuk itu perlu didukung dengan adanya SDM yang berkualitas serta sarana dan prasarana yang mendukung.

 

Pendahuluan

Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sesuatu yang sangat penting dalam suatu rumah sakit sehingga memberikan manfaat dengan tersedianya informasi yang selalu up to date dan dinamis bagi bagi manajer dalam suatu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial[2]. Disini terlihat jelas bahwa sistem informasi manajemen merupakan sesuatu yang berguna bagi kegiatan operasinal rumah sakit, yang terdiri dari 3 komponen utama yaitu: Input, Process, dan Output. Input yang dimaksud disini adalah adanya data yang dimasukkan ke dalam suatu sistem/ perangkat. Sedangkan untuk processnya yaitu mengolah data tersebut, dan mengembangkan prosedur-prosedur untuk dapat ditentukan data yang akan diperlukan dan dipergunakan, serta memberikan instruksi yang harus diikuti oleh pengolahannya. Untuk output yang dimaksud disini adalah hasil atau laporan dari pengolahan data tersebut[3]. Salah satu penggunaan SIM dalam rumah sakit adalah adanya rekam medis. Pelaksanaan rekam medis dalam suatu rumah sakit juga merupakan hal yang sangat penting sebagai salah satu penunjang peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal ini dapat dilihat sebagai keuntungan rumah sakit dan juga bagi pasien yang berobat dalam hal efisiensi waktu dalam pelayanan kesehatan. Selain itu, adanya rekam medis merupakan salah satu sarat untuk pelaksanaan akreditasi 5 pelayanan dasar suatu rumah sakit.

Rekam medis disini diartikan bahwa sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, riwayat penyakit, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun mendapatkan pelayanan gawat darurat[4]. Dasar dari catatan ini adalah untuk menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada pasien yang datang ke rumah sakit lagi.

 

 

Kegunaan Rekam Medis

Menurut Hatta (1985)[5], ada enam kegunaan rekam medis  di rumah sakit yang disebut sebagai ALFRED, antara lain:

1.      Administrative Use

Adanya nilai administrasi (Administrative) dalam suatu rekam medis dikarenakan bahwa isinya menyangkut tindakan-tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2.      Legal Use

Hal ini menyangkut masalah adanya jaminan kesehatan, hukum (Legal) atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan serta persediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

3.      Financial Use

Rekam medis ini mempunyai nilai keuangan (Financial) karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan medis di rumah sakit, tanpa adanya bukti catatan tindakan/ pelayanan maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.

4.      Research Use

Nilai penelitian (Research) dalam suatu berkas rekam medis dikarenakan bahwa isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

 

5.      Educational Use

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan (Educational) adalah karena isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran dibidang profesi sipemakai.

6.      Documentary Use

Nilai dokumentasi (Documentary) dalam rekam medis ini bedasarkan isinya yang menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai bahan pertanggung jawaban dan pelaporan rumah sakit.

 

Prosedur Rekam Medis

Dalam prosedur rekam medis di suatu rumah sakit, pasien yang akan berobat akan diterima oleh petugas kesehatan setempat baik yang berobat di rawat inap, rawat jalan (poliklinik) maupun di Unit Gawat Darurat (UGD untuk yang penyakit darurat/emergency) dalam suatu prosedur pelayanan rumah sakit. Prosedur ini merupakan kunci awal pelayanan petugas kesehatan RS dalam melayani pasien secara baik atau tidaknya, dilihat dari sikap yang ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab.

Dengan adanya perbedaan masing-masing prosedur dalam pelayanan pasien di rawat inap, rawat jalan, dan UGD, maka dalam tulisan ini hanya membahas prosedur rekam medis khusus untuk Unit Gawat Darurat saja dikarenakan pasien yang datang untuk berobat di unit ini lebih banyak dan silih berganti dalam setiap hari, serta unit pelayanan ini bersifat penting (emergency) sehingga diwajibkan untuk melayani pasien selama 24 jam selam 7 hari dalam 1 minggu secara terus menerus.

Dalam prosedur rekam medis dan penerimaan pasien di UGD, pasien datang ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) Unit Gawat Darurat yang dibuka selama 24 jam. Seluruh pasien yang datang baik pasien baru maupun pasien lama yang pernah berobat di rumah sakit yang sama ini, langsung diterima dan ditolong terlebih dahulu sebelum penyelesaian administrasinya. Hal ini berbeda dengan prosedur penerimaan dan pelayanan pasien di unit rawat jalan dan unit lainnya.

Setelah pasien menerima pelayanan yang cukup dari petugas kesehatan rumah sakit, ada beberapa kemungkinan bagi pasien tersebut yang akan ditindak lanjuti, yaitu:

1.      Pasien bisa langsung pulang, jika memungkinkan

2.      Pasien dirujuk / dikirim ke rumah sakit lain

3.      Pasien harus dirawat inap di rumah sakit tersebut.

Pasien yang harus dirawat inap di rumah sakit tersebut juga mempunyai prosedur dalam penempatan ruangan rawat inap berdasarkan ada atau tidaknya nomor rekam medis pasien yang bersangkutan, dengan prosedur sebagai berikut:

1.      Pasien yang sudah diseleksi dan membawa surat pengantar untuk dirawat dari UGD, dapat langsung dibawa keruangan perawatan atau ruangan penampungan sementara sambil menunggu tempat tidur kosong dari ruang perawatan jika tempat tidur tersebut belum tersedia.

2.      Petugas sentral opname harus selalu memberitahukan ruang penampungan sementara mengenai situasi tempat tidur di ruang perawatan.

3.      Jika pasien sudah sadar dan dapat diwawancarai, petugas sentral opname mendatangi pasien/ keluarga untuk mendapatkan identitas selengkapnya.

4.      Bagi pasien yang pernah berobat / dirawat di rumah sakit tersebut, maka rekam medisnya akan segera dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimilikinya pada waktu berobat sebelumnya dengan rumah sakit yang sama.

5.      Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat dirumah sakit untuk pertama kalinya, maka diberikan nomor rekam medis baru.

6.      Dokter yang bertugas akan mencatat tentang riwayat penyakit, dan perawat /bidan mencatat pengamatan serta pertolongan perawatan mereka terhadap pasien dan mengisi lembaran grafik tentang suhu, nadi, dan pernafasan pasien, dengan membuat sensus harian yang memberikan gambaran pasien yang bersangkutan.

7.      Setelah pasien keluar dari rumah sakit, berkas rekam medis pasien segera dikembalikan ke unit rekam medis paling lambat 24 jam setelah pasien keluar, secara lengkap dan benar.

8.      Petugas unit rekam medis yang sudah lengkap dimasukkan ke dalam Kartu Indeks Penyakit, Indeks Operasi, Indeks Kematian, dsb, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.

9.      Unit rekam medis menyimpan berkas-berkas Rekam Medis (RM) pasien menurut nomor RM-nya (apabila menganut sistem sentralisasi, berkas rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap untuk tiap-tiap pasien disatukan)

10.  Petugas unit rekam medis mengeluarkan berkas rekam medis apabila ada permintaan baik untuk keperluan pasien ulang atau keperluan lain dengan harus menggunakan surat yang disebut Kartu Permintaan.

11.  Kartu Permintaan dibuat rangkap 3, satu ditempel pada rekam medis, satu diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu lagi sebagai arsip yang meminta.

12.  Apabila rekam medis yang dipinjam sudah kembali, kedua copy kartu permintaan tersebut dibuang.

13.  Rekam medis yang tidak pernah berobat lagi ke rumah sakit tersebut selama 5 tahun terakhir, dinyatakan sebagai inactive record, dan berkas tersebut dikeluarkan dari rak penyimpanan dan disimpan di gudang rumah sakit/ dimusnahkan.

 

Data dan informasi tentang pelayanan UGD serta analisisnya harus disediakan dan disampaikan kepada unit lain yang terkait. Informasi yang disampaikan sedikitnya memuat: jumlah kunjungan, penggunaan pemeriksaan penunjang, pola penyakit dan kecelakaan (10 terbanyak), angka kematian, dan kasus medico-legal (Visum et Repertum).

 

Tiga Komponen SIM Rekam Medis

Berdasarkan 3 komponen SIM yang telah disebutkan di atas yang diterapkan dalam sistem rekam medis, dapat digambarkan di bawah ini.

INPUT

 

SDM

Fasilitas/Peralatan

PROCESS

 

Adanya Alur / Prosedur File /

Dokumen

Rekam Medis Pasien

OUTPUT

 

Laporan-laporan

Yang Dapat

Digunakan & Disampaikan ke Unit Lain yang Terkait

 

 

 

 

 

 

Dari gambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.      Input

Tenaga perekam medik (SDM) sangat mempengaruhi dalam pelaksanaan tugas di bagian rekam medis dalam hal pencatatan data/ informasi pasien yang berobat di rumah sakit. Hal ini sangat dipengaruhi oleh tingkat pendidikan seseorang tenaga perekam medik dalam mencatat diagnosa penyakit pasien untuk menjadi sebuah laporan harian dan pengkodean penyakit yang akan dilaporkan ke unit terkait lainnya. Bagian rekam medik khususnya di UGD harus melayani pasien dalam waktu 24 jam sehingga tenaga / SDM yang mengelola sistem informasi rekam medis dalam menjaga kualitas pelayanan dibutuhkan tenaga yang harus dibagi menjadi 3 shift dalam satu hari, yaitu shift pagi, sore, dan malam. Agar pengetahuan dan keterampilan SDM tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, maka manajemen rumah sakit berkewajiban minimal memiliki petugas perekam medik DIII Rekam Medis untuk RS kelas C, dan S1 Rekam Medis untuk RS kelas A dan B[6].

Kecepatan dan kearutan sistem rekam medis juga diperlukan dalam peningkatan kualitas pelayanan terhadap pasien. Untuk itu, unit rekam medis juga seharusnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi kehilangan berkas-berkas rekam medis ataupun terjadi kerusakan (robek) dan terpisahnya lembaran-lembaran yang berada dalam file rekam medis, serta agar tercipta efisiensi waktu kerja dalam melayani pasien.

2.      Process

Semua pasien yang dating akan dilayani langsung selama 24 jam dan masuk ke ruangan Triage guna dilakukan seleksi pasien berdasarkan kasus penyakit dan tingkat keperawatan pasien untuk penempatan ruangan tindakan /penanganan pasien (ruang Pelayanan Trauma, Pelayanan Non Trauma, Pelayanan Resusitasi, atau Pelayanan Kebidanan). Sesampai diruang pelayanan, perawat akan meminta keluarga pasien untuk melakukan registrasi di bagian RM UGD dengan mencatat data identitas pasien. Dokter juga melakukan pemeriksaan terhadap pasien kemudian mengisi data-data pemeriksaan pasien kedalam lembaran tersebut. Setelah dilakukan pemeriksaan, pasien akan diberitahu apakah akan dirawat atau boleh pulang langsung. Jika dirawat, petugas UGD akan menghubungi perawat di ruangan rawat inap. Jika pasien diperbolehkan pulang, petugas yang telah mengisi rincian pelayanan akan menyerahkan status pasien kepada petugas administrasi/ kasir untuk dilakukan pembayaran, dan Lembaran / status pasien tersebut akan diserahkan ke petugas rekam medis.

Pasien

Ruang Triage

 

Ruang Penanganan Pasien

 

Kasir

 

Rekam Medik

 

Rawat Inap

 

Pulang

 

 

 

 

 

 

 

3.      Output

Hasil dari pengolahan data pasien UGD tersebut meliputi informasi: Laporan Morbiditas (Angka Kesakitan), Laporan Kasus Kecelakaan, Laporan Keracunan, Laporan Angka Kematian, dan lain-lain, sesuai dengan kebutuhan untuk dilaporkan ke unit/ instansi terkait lainnya.

 

Penutup

Dengan ada tingginya peningkatan pengetahuan masyarakat terhadap hak dan kewajibannya sebagai pasien di suatu rumah sakit, diharapkan pihak manajemen rumah sakit dapat melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan yang baik dan bermutu serta efisien untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit. Untuk itu diperlukan sekelompok tenaga kesehatan yang handal, salah satunnya dibidang perekam medik.

Tingkat pendidikan, pengetahuan dan keterampilan petugas rekam medis dalam mejalankan tugasnya sebagai perekam medik sangat mendukung mutu pelayanan rumah sakit. Disamping itu, perlu didukung dengan adanya fasilitas (sarana dan prasarana) yang memadai seperti halnya, dengan adanya sistem komputerisasi dalam menciptakan efisiensi pelayanan di suatu rumah sakit.

 

Daftar Rujukan

Dirjen Yanmed, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Record Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI, 1993

Dirjen Yanmed, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI, 1997

Fred Amien, Aspek Rekam Medis Dalam Mendukung Penyidikan Malpraktek. Kumpulan Makalah Seminar Nasional Dalam Kongres & Rakernas I-III Pormiki. Jakarta: Pormiki, 2003

George M. Scott, Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2004

Robert G. Murdick, et all, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Ed. III. Jakarta: Erlangga, 1997

Zulkifli Amsyah, Drs. MLS, Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003

 


[1] Dosen Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Peminatan Manajemen Rumah Sakit, Pekanbaru

[2] George M. Scott, Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2004

[3] Robert G. Murdick, et all, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Ed. III. Jakarta: Erlangga, 1997

[4] Dirjen Yanmed, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Record Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI, 1993

[5] Fred Amien, Aspek Rekam Medis Dalam Mendukung Penyidikan Malpraktek. Kumpulan Makalah Seminar Nasional Dalam Kongres & Rakernas I-III Pormiki. Jakarta: Pormiki, 2003

[6] Dirjen Yanmed, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI, 1997

Advertisements
Comments
  1. Unknown says:

    cheap wow power leveling
    cheap wow power leveling
    cheap wow power leveling -538400904744020

  2. yaya says:

    jurnal yang bagus…..share lebih banyak jurnal tentang sistem informasi kesehatan dan rekam medis ya,,,,
    😀

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s